Als aandachtsfunctionaris loop je soms tegen uitdagingen aan, zoals het gebrek aan adviesvragen van collega’s. Maar waarom vragen die collega’s niet om advies?
1. Ze weten mogelijk niet dat je aandachtsfunctionaris bent.
2. De organisatie benadrukt mogelijk niet voldoende het belang van het thema.
3. Collega’s ervaren mogelijk afweer ten opzichte van het thema.
Wil je weten hoe je deze situatie kunt veranderen? Luister naar aflevering 10 van de podcast voor drie waardevolle tips!
www.fabriek69.nl
Wil je de inhoud van de podcast liever lezen? Lees dan hieronder verder.
Waarom je als aandachtsfunctionaris te weinig om advies gevraagd wordt
En drie tips om dat wel voor elkaar te krijgen
Dit artikel gaat over een onderwerp waar je als aandachtsfunctionaris mee te maken kan krijgen. Namelijk dat jouw collega’s je niet of minder vaak om advies vragen dan je zou willen. Omdat jij je ervan bewust bent dat ook onder jouw doelgroep 1 op de 30 kinderen met een (mogelijke) vorm van kindermishandeling te maken heeft, kan het niet anders dan dat jouw collega’s met kinderen of volwassenen werken die daar ook mee te maken hebben. Maar voordat we ingaan op die adviesvragen leg ik je eerst uit wat een aandachtsfunctionaris eigenlijk is.
Een aandachtsfunctionaris heeft de taak om, zoals de naam al zegt, de aandacht voor het betreffende thema binnen de organisatie op de kaart te houden. Er zijn verschillende namen voor aandachtsfunctionarissen. Soms worden ze aandachtsvelders, taakaccenthouders of iets dergelijks genoemd. Ook kun je aandachtsfunctionaris zijn voor verschillende thema’s zoals huiselijk geweld en kindermishandeling, veiligheid, seksueel geweld, RIS (Relaties, Intimiteit en Seksualiteit), complexe scheidingen, eergerelateerd geweld enzovoort, enzovoort.
Kenmerkend voor de thema’s van aandachtsfunctionarissen is dat het thema’s zijn waarvoor de aandacht snel verslapt. Dit komt meestal doordat professionals zich er sneller handelingsverlegen bij voelen omdat het om intieme en persoonlijke thema’s gaat. Het thema geeft hun bijvoorbeeld een gevoel van onveiligheid, waardoor het noodzakelijk is om dit bespreekbaar te maken omdat de gevolgen daarvan onzeker zijn. Kennis over het thema is belangrijk om goed, professioneel en integer te kunnen handelen.
Het is belangrijk om te weten dat – ondanks dat de naam ‘aandachtsfunctionaris’ wellicht anders doet vermoeden – dit een taak is en geen functie. En dat het bij die taak hoort om het thema onder de aandacht te houden en een vraagbaak te zijn voor je collega’s omdat jij als aandachtsfunctionaris de kennisspecialist bent of wordt. Daarnaast kun je ook de taak hebben om mee te denken over beleid en protocollen die relevant zijn voor jouw thema. Je hebt daarom de verantwoordelijkheid om zelf je kennis bij te spijkeren.
En jouw manager of directeur heeft de verantwoordelijkheid om jou niet alleen de taak van aandachtsfunctionaris te geven, maar om jou daarnaast te faciliteren. Dus: om uren beschikbaar te stellen, duidelijke taken en verantwoordelijkheden af te bakenen en jou te ondersteunen in de activiteiten die je doet.
Dit is in grote lijnen wat de taken van een aandachtsfunctionaris inhouden.
Drie redenen waarom jouw collega’s niet bij je komen voor een adviesvraag
Het adviseren van collega’s over jouw thema, daar gaat dit artikel over. Dus: hoe zorg je ervoor dat die collega’s met hun adviesvragen bij jou komen? En hoe verklaar je dat zij dat niet, of niet zo vaak, doen?
- Jouw collega’s weten niet dat er een aandachtsfunctionaris is
Het kan zijn dat jouw collega’s niet weten dat jij die taak hebt. Het klinkt heel simpel, maar veel aandachtsfunctionarissen vergeten hoe belangrijk het is dat hun collega’s weten dat zij die rol vervullen. In de trainingen die wij aan aandachtsfunctionarissen geven nemen we daarom vaak het thema ‘positionering’ op. Want negen van de tien keer zijn aandachtsfunctionarissen de laatsten die willen dat zij als persoon centraal staan. De motivatie gaat immers om dat wat zij als aandachtsfunctionaris kunnen bereiken voor de doelgroep van de organisatie. We weten dat heel veel professionals – vooral sociale professionals – een hekel hebben aan het positioneren en presenteren van zichzelf en hun taak: ze hebben niet voor niets voor een zorgend beroep gekozen.
Toch is het nodig dat je jezelf zichtbaar maakt. Er zit een hele theorie achter hoe je ervoor kunt zorgen dat jij als persoon zichtbaar bent terwijl het wel om het thema (zoals huiselijk geweld, kindermishandeling of RIS) blijft gaan – en waarom dit effectiever is. Jouw collega’s doen namelijk liever zaken met een collega dan met een thema. Een van mijn favoriete quotes is dan ook: ‘Nobody cares how much you know, until they know how much you care’, van Roosevelt. Vrij vertaald in het Nederlands: ‘Niemand geeft er een ruk om hoeveel je weet zolang ze niet weten hoeveel je geeft om je doelgroep en om je collega’s’.
- De organisatie benadrukt onvoldoende het belang van aandacht voor het thema
Een tweede mogelijke reden waarom je collega’s niet met hun adviesvragen bij je komen, is dat zij niet op de info zitten te wachten. Dat kan komen doordat ze te druk zijn. Of doordat er binnen de organisatie te weinig belang wordt gehecht aan het thema. Laten we op dat laatste ingaan. Als jouw manager of directeur echt wil dat de medewerkers aan de slag gaan met het thema dan moet hij/zij ervoor zorgen dat alle medewerkers weten dat de organisatie aandacht vraagt voor het thema. Dat het thema goed geborgd wordt in de kwaliteitscyclus. Dat hij/zij jou uitgesproken steunt, door bijvoorbeeld bij bijeenkomsten aanwezig te zijn en jou te faciliteren bij het organiseren van deze bijeenkomsten. Dat hij/zij medewerkers aanspreekt die het beleid niet steunen. Op die manier creëert hij/zij de draagkracht die jij nodig hebt om jouw adviestaak uit te voeren.
- Jouw collega’s ervaren afweer
Een andere reden waarom je collega’s niet bij je komen is dat zij afweer ervaren ten aanzien van het thema. Deze afweer kan voortkomen uit persoonlijke ervaringen, waardoor het thema voor hen te dichtbij komt, maar ook doordat wij als mensen van nature liever niet de onveiligheid opzoeken. Niet alle mensen bijten zich graag in moeilijke thema’s vast. Het kan dus allerlei oorzaken hebben, maar vooral wanneer we het hebben over huiselijk geweld, kindermishandeling of seksueel geweld is dit interne mechanisme zo buitengewoon sterk dat we soms zelf niet in de gaten hebben dat we vanuit afweer reageren. Dit onbewuste reageren op casussen of situaties waarbij (mogelijk) sprake is van onveiligheid veroorzaakt soms tunnelvisie, waarbij signalen volkomen genegeerd worden. Wanneer dit gebeurt zien je collega’s simpelweg niet dat er een aanleiding is om contact met jou op te nemen voor advies.
Drie tips om ervoor te zorgen dat jouw collega’s wel bij je komen voor advies
Wat kan jij doen om ervoor te zorgen dat jouw collega’s wel bij je aankloppen? Daar hebben we een paar tips voor die je alvast op weg kunnen helpen:
- Maak kenbaar dat je aandachtsfunctionaris bent en waarom je dit bent. Jouw motivatie om aandachtsfunctionaris te zijn inspireert collega’s om in actie te komen. Als je dit aan de hand van een situatie doet waarmee je te maken hebt gehad, een ervaring waardoor je geraakt bent of door jouw persoonlijke en professionele reis te beschrijven raak je je collega’s op emotioneel niveau waardoor ze eerder bereid zijn om naar jouw verhaal te luisteren.
- Vraag de manager of directeur om jou voor te stellen aan je collega’s (als je in een grotere organisatie werkt). Of neem een interview af met hem of haar om de motivatie van inzet rond het thema vanuit de lijn aan iedereen duidelijk te maken en zorg ervoor dat ook jouw naam en functie genoemd wordt. Zo ontstaat er alvast wat draagvlak naar jouw collega’s.
- Maak je collega’s aan de hand van cijfers duidelijk wat de ernst en de omvang van het thema is en deel bijvoorbeeld een ervaringsverhaal van iemand die met behulp van een volwassene uit een kindermishandelingssituatie is gekomen. Op die manier laat je zien dat ook kleine gebaren al van groot belang kunnen zijn… maar dat dit alleen kan als je het zelf durft te zien.
Ik hoop dat je alvast veel aan deze drie tips hebt, maar we hebben er natuurlijk nog veel meer voor je. Wij hebben zelf ervaring als aandachtsfunctionarissen binnen verschillende organisaties, daardoor kennen we vanuit de praktijk alle dingen waar je tegenaan kunt lopen. Om die reden hebben we specifiek voor aandachtsfunctionarissen een aantal zaken ontwikkeld. Zo geven we vanaf dit najaar een opleiding tot aandachtsfunctionaris Relaties, Intimiteit en Seksualiteit. (Kijk in onze agenda voor alle informatie over deze cursus.) En we hebben een online en on demand-cursus voor aandachtsfunctionarissen waarin we het profileren binnen organisaties en advisering behandelen: het online TOP-traject. Deze cursus is te vinden op onze website onder het kopje ‘Wat we doen’.
Heel veel succes en wie weet zien we je bij een van onze trainingen!
Door: Kirsten Regtop
